Het huishoudelijk reglement regelt de praktische uitvoering van de statuten van de vereniging. Er worden dingen geregeld die te maken hebben met jouw lidmaatschap, de financiën van de vereniging en de commissies van de vereniging. Het huishoudelijk reglement kan alleen door de ledenvergadering worden aangepast.

Vastgesteld door de ledenvergadering op dinsdag 17 mei 2016.

  1. Lidmaatschap
    1. De huidige leden blijven lid tenzij men zich afmeldt.
    2. Men dient zijn-haar belangstelling voor het lidmaatschap van DVS-Koto Misi kenbaar te maken bij de secretaris. Het bestuur beslist over een eventueel lidmaatschap.
    3. Een potentieel nieuw lid mag maximaal 2 maal gratis meespelen. Na de 2de maal moet het lidmaatschap aangevraagd worden door het inschrijfformulier via de website in te vullen. Het lid kan een kopie van het huishoudelijke reglement op de website van DVS-Koto Misi inzien. In uitzonderingsgevallen kan het bestuur een andere wijze van aanmelden ook accepteren.
    4. Leden hebben recht op training, het spelen op speelavonden en voor zo ver mogelijk deelname aan de competitie. De uit het lidmaatschap voortvloeiende rechten kunnen niet eerder worden uitgeoefend dan na betaling van de volledige contributie. Het bestuur heeft de bevoegdheid de toegang tot training, speelavonden en competitie aan een lid te ontzeggen indien de contributie niet of nog niet is voldaan.
    5. Naast een lidmaatschap bestaat het donateurschap. Men dient zijn-haar belangstelling voor het donateurschap van DVS-Koto Misi kenbaar te maken bij de secretaris. Het bestuur beslist over een eventueel donateurschap. Donateurschap is mogelijk vanaf 25 euro per jaar. Donateurs zijn geen lid. Wel krijgen donateurs het clubblad opgestuurd.
  1. Opzegging door leden
    1. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk of per email te gebeuren bij de secretaris. Een afmelding is alleen geldig indien een bevestiging van ontvangst door de secretaris is gestuurd.
    2. Bij afmelding na 1 september vindt restitutie van contributie plaats met dien verstande dat een bedrag ter hoogte van 15% van de contributie verschuldigd is. Bij afmelding na 1 oktober is men een bedrag ter hoogte van 30% van de contributie verschuldigd. Bij afmelding na 1 november vindt geen restitutie van de contributie meer plaats.
  1. Betaling contributie
    1. De contributie is per jaar en moet voor 15 september in één keer worden voldaan. Een betaling in termijnen is mogelijk in overleg met de penningmeester.
    2. Voor nieuwe leden geldt een eenmalige bijdrage aan administratiekosten die op de algemene ledenvergadering (ALV) vastgesteld wordt.
    3. De vereniging int de contributie per automatische incasso.
    4. Indien een lid geen toestemming geeft voor het innen per automatische incasso, dan wordt het lid extra kosten in rekening gebracht. De extra kosten worden door de ALV bepaald en hebben te maken met de extra kosten en inspanningen die de vereniging maakt.
    5. Bij aanmelding in de periode vanaf de start van het speelseizoen tot 1 november dient het volledige contributiebedrag te worden betaald.
    6. Bij aanmelding in de periode vanaf 1 november dient een deel van het gehele contributiebedrag te worden betaald. Dit deel bedraagt: november 80%, december 70%, januari 60%, februari 50%, maart 40%, april 25%.
    7. DVS-Koto Misi neemt deel aan de U-pas regeling van de gemeente Utrecht. De kortingpercentages op de contributie (exclusief het inschrijfgeld) worden door de U-pas organisatie vastgesteld.
    8. Indien meer dan twee leden van één gezin lid zijn, dan krijgt het gezin 30% korting voor het gezinslid dat het laagste contributiebedrag moet betalen, exclusief het inschrijfgeld.
    9. Voor jeugdleden gelden aparte contributiebedragen. Deze bedragen gelden tot en met het kalenderjaar dat het jeugdlid 18 wordt. In het kalenderjaar dat het lid 19 jaar wordt, bedraagt de contributie: het jeugd contributiebedrag plus het senioren contributiebedrag gedeeld door twee.
    10. Bij een lid dat de (volledige) contributie niet voor 1 oktober heeft betaald wordt een aanmaningsprocedure van kracht. Indien een aanmaning moet worden gestuurd, is het lid verplicht een extra bedrag van € 5, – administratiekosten te betalen. Indien hieraan geen gevolg wordt gegeven, volgt in oktober een aangetekende brief naar het lid dat de hele contributie overgemaakt dient te worden plus € 10, – administratiekosten extra (totaal € 15, -) plus kosten van het aangetekend versturen plus de mededeling dat het lid bij niet voldoen voor 15 november wordt geroyeerd als lid en dat het bestuur kan besluiten de vordering in handen te geven van een incassobureau. Indien aan bovenstaande brief geen gevolg wordt gegeven, volgt in november een aangetekende brief naar het lid dat bovengenoemde sancties per 1 december worden uitgevoerd tenzij voor 25 november het verschuldigde bedrag is ontvangen.
    11. In geval van langdurige blessure, ziekte of bijzondere persoonlijke omstandigheden kan een verzoek tot restitutie van een gedeelte van de contributie schriftelijk worden ingediend bij de penningmeester. Het verzoek wordt op de eerstvolgende bestuursvergadering besproken waarop het bestuur besluit het verzoek al dan niet te honoreren. Het genomen besluit wordt schriftelijk aan de betrokken persoon meegedeeld. Tegen het besluit staat geen beroep open. Bij calamiteiten is het minimaal te incasseren vanwege kosten en afdracht aan de bond: € 35,- na goedkeuring bestuur.
  1. Financiën
    1. De contributie voor competitiespelers en recreanten, jeugdspelers en senioren, wordt op de algemene ledenvergadering (ALV) vastgesteld.
    2. De Kas Controle Commissie (KCC) controleert de boekhouding aan het eind van het seizoen. De KCC bestaat minimaal uit twee leden en wordt tijdens de jaarlijkse ALV benoemd. Ze kan de boekhouding ook gedurende de loop van het seizoen controleren na overleg met de penningmeester.
    3. Goedkeuring op de ALV van de rekening en verantwoording sterkt het bestuur tot decharge voor alle handelingen, voor zo ver die uit de jaarstukken blijken.
  1. Technisch beleid
    1. De vereniging kent een technische commissie (TC) voor de jeugd en een technische commissie (TC) voor de senioren.
    2. De taken van de TC zijn:
      1. Het samenstellen van competitie- en/of recreantenteams (voorjaarscompetitie) in overleg met de trainer(s)
      2. Evalueren van de trainings- en/of competitieresultaten
      3. Aanspreekpunt voor individuele en/of team problemen
      4. Formuleren van het technische beleid voor de toekomst
    3. De teamindeling voor de competitie wordt voor de zomer bekend gemaakt. Ieder lid is bevoegd aan de TC herziening van de teamindeling te vragen voor zover deze indeling hem-haar rechtstreeks raakt. Men dient dit binnen twee weken na bekendmaking van de teamindeling aan de TC kenbaar te maken. De TC maakt binnen een week zijn beslissing hieromtrent kenbaar aan het betreffende lid. Indien men het niet eens is met de beslissing van de TC kan men binnen een week beroep aantekenen bij het bestuur. Het bestuur maakt binnen een week zijn beslissing op het beroep aan het betreffende lid kenbaar.
  2. Competitie en zomerbadminton
    1. Gedurende de maanden juni t/m augustus organiseert de club “zomerbadminton”. Hiervoor moet men zich apart inschrijven. De extra bijdrage hiervoor wordt jaarlijks aan de hand van de zaalhuur en de shuttles en het aantal deelnemers vastgesteld en moet minimaal kostendekkend zijn. Eventuele meeropbrengst komt ten goede aan de vereniging.
    2. Ieder recreantenteam die aan de voorjaarscompetitie of najaarscompetitie deelneemt, moet het bedrag als jaarlijks vastgesteld door Badminton Nederland voor deelname aan de competitie betalen aan de vereniging.
    3. Veren shuttle bijdrage: indien een competitieteam in een klasse speelt waar veren shuttles door Badminton Nederland verplicht zijn gesteld, verstrekt de club 2 kokers veren shuttles per te spelen thuiswedstrijd (maximaal 14 kokers).
  1. Overige bepalingen
    1. Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taken te doen uitvoeren door commissies die door het bestuur zijn benoemd, een beschrijving van de taken van commissies is te vinden in het vrijwilligersplan.
    2. De vereniging wordt op de vergadering van Badminton Nederland vertegenwoordigd door een daartoe door het bestuur aangewezen bestuurslid, die bevoegd is op die vergadering namens de vereniging en de leden aan de stemming deel te nemen.
    3. In dit huishoudelijke reglement kan geen verandering worden gebracht dan door een besluit van een ALV, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat daar wijziging van het huishoudelijke reglement zal worden voorgesteld.
    4. Degene die de oproeping tot de ALV ter behandeling van een voorstel tot wijziging van het huishoudelijke reglement heeft gedaan, moet ten minste vijf dagen voor de vergadering een afschrift van dat voorstel waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Bovendien kan een afschrift als hiervoor bedoeld, aan alle leden worden toegezonden.